Hiện nay tại Việt Nam, đa số các bệnh viện đều trong trạng thái quá tải. Điều đó đồng nghĩa với lượng hồ sơ bệnh án hàng ngày, hàng tháng, hàng năm là vô cùng lớn. Trong khi đó hồ sơ bệnh án lại rất quan trọng vì liên quan trực tiếp tới sức khỏe con người. Chính vì thế, việc lưu trữ quản lý hồ sơ bệnh án của bệnh nhân không chỉ đòi hỏi tính chính xác cao mà còn phải tuân theo các quy định pháp luật.
Bạn muốn biết thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án và các quy chế lưu trữ hồ sơ bệnh án cụ thể? Tất cả được thể hiện trong các bộ luật, nghị định, thông tư liên quan lĩnh vực y tế. Dưới đây là các tóm tắt ngắn gọn giải đáp mọi thắc mắc của bạn liên quan đến quy định lưu trữ hồ sơ bệnh án!
Quy định chung về hồ sơ bệnh án
Hồ sơ bệnh án là gì? Trong Luật Khám chữa bệnh năm 2009 nêu rõ: “Hồ sơ bệnh án là là tài liệu y học, y tế và pháp lý; mỗi người bệnh chỉ có một hồ sơ bệnh án trong mỗi lần khám bệnh, chữa bệnh tại cơ sở khám bệnh, chữa bệnh.”
Hồ sơ bệnh án có rất nhiều thông tin quan trọng về tình hình sức khỏe cũng như thông tin cá nhân của người bệnh. Do đó mà buộc phải được bảo mật trong suốt quá trình khám chữa bệnh cũng như thời hạn lưu trữ hồ sơ bệnh án.
Ngoài ra, hồ sơ bệnh án còn có một số quy định như sau:
- Mọi người bệnh điều trị theo hình thức ngoại trú hay nội trú đề phải có hồ sơ bệnh án.
- Có 2 hình thức hồ sơ bệnh án: Bằng giấy và/hoặc bản điện tử, với yêu cầu phải ghi đầy đủ thông tin.
- Hồ sơ bệnh án bao gồm tất cả các tài liệu thể hiện thông tin của bệnh nhân và quá trình khám chữa bệnh.
Quy định thời gian lưu hồ sơ bệnh án
Thời hạn bảo quản hồ sơ bệnh án được nêu cụ thể trong luật pháp Việt Nam. Tùy điều kiện cũng như nhu cầu lưu trữ phục vụ cho công tác khám chữa bệnh của từng bệnh viện-nơi khám chữa bệnh, mà thời gian có thể khác nhau. Tuy nhiên cơ bản phải đáp ứng được tối thiểu quy định thời gian lưu hồ sơ bệnh án như sau:
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án bệnh nhân nội trú, ngoại trú: Tối thiểu 10 năm.
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án liên quan tai nạn lao động hoặc tai nạn sinh hoạt: Tối thiểu 15 năm.
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án của người bệnh tâm thần: Tối thiểu 20 năm.
- Lưu trữ hồ sơ bệnh án của người đã tử vong: Tối thiểu 20 năm (Tuy nhiên thông tư quy định thời gian lưu trữ hồ sơ bệnh án 53/2017/TT-BYT của Bộ Y Tế là 30 năm).
Các quy định khác về quản lý hồ sơ bệnh án
- Việc lưu trữ hồ sơ bệnh án phải được thực hiện theo các cấp độ mật của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
- Trong vòng 24h kể từ khi người bệnh xuất viện, phải hoàn thiện các thủ tục của quy chế quản lý hồ sơ bệnh án để chuyển tới phòng kế hoạch tổng hợp. Nơi đây sẽ tổng hợp để chuyển Giám đốc ký duyệt và lưu trữ, đảm bảo quy trình kiểm soát hồ sơ bệnh án.
- Cách lưu trữ hồ sơ bệnh án tốt nhất thường là để vào tủ hoặc trên giá. Ngoài ra cũng có thể cho vào các thùng hồ sơ lưu trữ chuyên dụng để giảm không gian.
- Quy trình lưu trữ hồ sơ bệnh án phải được thực hiện nghiêm túc, cẩn thận. Phải đảm bảo tính bảo mật cũng như an toàn của hồ sơ (không ẩm mốc, chống mối mọt, chuột gián và an toàn cháy nổ). Do đó bản thân bệnh viện phải có phòng – ban riêng chịu trách nhiệm bảo quản hồ sơ tài liệu, phân công người bảo quản . Hoặc cũng có thể thuê bên dịch vụ thứ ba chuyên lưu trữ hồ sơ bệnh án để tiết kiệm nhân sự, chi phí và không gian.
- Các hồ sơ bệnh án nên được lưu trữ theo từng khoa, từng năm và/hoặc theo danh mục bệnh quốc tế sao cho logic nhất cho quá trình trích lục.
- Riêng đối với hồ sơ của người bệnh tử vong, nên lưu theo từng năm, phải được bảo quản riêng và khóa kỹ.
- Về quy trình quản lý hồ sơ bệnh án, chỉ có những người có thẩm quyền hoặc những ai nhận được sự chấp thuận của Giám đốc bệnh viện mới được trích lục hoặc mượn hồ sơ bệnh án.
- Quy chế hủy hồ sơ bệnh án của bệnh nhân chỉ được thực hiện sau khi đã đáp ứng được thời hạn lưu trữ pháp luật quy định. Tiến hành đúng quy trình và bảo mật.
